Будет интересно

Какой должен быть оступ в официальных документах

В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его.


Важноimportant
С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

  • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем.

Это не должно смущать.
  • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.
  • 1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

    Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству.

    Какой должен быть оступ в официальных документах

    Инфоinfo
    Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

    Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

    Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например — Рисунок А.3.

    Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела.
    В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например — Рисунок 1.1.

    При ссылках на иллюстрации следует писать «…
    в соответствии с рисунком 2″ при сквозной нумерации и «…

    Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста.
    Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

    Параметры страницы

    В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

    1. Тип бумаги: печатная белая.
    2. Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
    3. Ориентация: книжная.
    4. Положение переплета: слева.
    5. Поля: левое — не менее 30 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.
    6. Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

    Регламентируются также отступы в Ворде.

    Вниманиеattention
    Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

    Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему.


    Для этого:

    1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу <Ctrl+N или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
    2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
    3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис.

    В окне программы отобразится область задач Стили. Если вы все верно сделали на предыдущих шагах, в числе прочего здесь присутствует и стиль Верхний колонтитул.

    Увеличить рисунок

    Рис.


    8. Чтобы отредактировать стиль Верхний колонтитул, до него нужно добраться. Выделены кнопка, которая открывает область задач Стили, и сам искомый стиль.

    • Щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля Верхний колонтитул в области задач Стили и из появившегося контекстного меню выберите команду Изменить. Откроется уже знакомый нам диалог Изменение стиля.
    • Приведите настройки стиля Верхний колонтитул в соответствие с требованиями вашей инструкции.

    Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

    Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

    Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:

    Таблица 1 – Температура плавления материалов

    1 373 — 1 473 (1 100-1 200)

    Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

    Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться.


    Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

    3. Приводим поля страницы к установленной норме

    По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см.

    Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

    Вид шрифта: Times New Roman.

    Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

    Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

    Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

    Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14).

    Делается это так:

    1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
    2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
    3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
    4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *